Главная О проекте Условия работы Скидки Вакансии Цены и гарантии Способы оплаты Заказать работу Контакты
рус.укр.
Pасширенный поиск
ЦЕНА:   160 грн.
ЦЕНА:   366 руб.
Данную работу можно скачать сразу после оплаты!!!
Тема работы:

організація процесів зберігання документів в архівних установах   (ID работы: 4287)

Направление: Гуманитарные предметы
Предмет: Документознавство
Тип работы: Курсовая работа
Число страниц: 35
Год защиты: 2012
Язык: Украинский
Содержание
Вступ
1. Матеріальна основа архівних документів
2 Історична довідка ГДАМОУ
3 Зберігання документів в ГДАМОУ
3.1 Засоби зберігання архівних документів
3.2 Забезпечення фізико – хімічної збереженості архівних документів
3.3 Температурно – вологісний режим
4. Охорона режиму зберігання архівних документів
4.1 Надзвичайні ситуації в архіві
Висновки
Список використаної літератури
Введение
Ефективна управлінська діяльність неможлива без інформації. Тому вона починається зі збору, накопичення, переробки та осмислення інформації. Володіння інформацією означає володіння реальною владою – адже недостача інформації, як і надмірність непотрібної, дезорієнтує господарську діяльність. Розвиток продуктивних сил суспільства і виробничих відносин визначає удосконалення і розширення наукових досліджень, створення і впровадження прогресивних інформаційних технологій, що особливо швидкими темпами поширюються в різних видах економічної діяльності при формуванні ринкових відносин. Суть цих технологій складається в застосуванні прогресивних засобів і методів обробки даних, створенні цілісних технологічних систем, спрямованих на передачу, збір і відображення інформаційного продукту.
У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.
Архівна практика цивілізованих країн засвідчує, що заміна ручних технологій на електронні, дозволяє суттєво прискорити документообіг, управління інформацією та її використанням. Інформатизація передбачає проведення системи заходів щодо створення умов для переведення традиційних архівних технологій на нові інформаційні комп'ютерні технології, формування електронних архівних документних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її раціонального і оперативного використання.
В наш час в архівознавстві сучасною проблемою є забезпечення збереженості документів (справ). Хоча тема не є новою, але важливою. Переважна більшість досліджень охоплює лише окремі прикладні системи щодо фізико – хімічного, біологічного та технічного збереження документів, застосування новітніх технологій під час реставрації архівних документів стану пожежної безпеки обладнання для зберігання архівних документів.
Для подолання кризових явищ у сфері забезпечення збереженості документів державна програма накреслює такі перспективи:
По – перше зміцнення матеріально – технічної бази державних архівних установ для створення умов гарантованого зберігання документів.
По - друге, удосконалення законодавства з архівної справи та діловодства.
По – третє, організація централізованого зберігання електронних документів та інформаційних ресурсів.
По – четверте, розвиток галузевих фундаментальних і прикладних наукових досліджень, методики і технології архівної справи.
По – п’яте, підвищення рівня економічних і соціальних гарантій для професійної реалізації працівників архівних установ.
Але за відсутності фінансування з боку держави не зможуть вирішальною мірою вплинути на покращення стану збереженості документів.
Але все таки, не дивлячись на проблеми, постійно зростає роль архівів в житті суспільства та підвищується соціальний статус архівіста, інтеграція архівних ресурсів України у світовому інформаційному просторі, розвиток міжнародної праці українських архівістів.
Мета архіву забезпечити зберігання документів (справ).
Завдання нашого ГДАМОУ працювати і додержуватися інструкцій, що створені, і дотримуватись оптимальних умов та режимів і організації заходів щодо зберігання документів з метою підтримання у часі фізико – хімічних характеристик їх матеріальної основи, забезпечення цілісності документальних комплексів і запобігання втрати документів.
Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження процесу зберігання документів.
Об’єкт дослідження – процес зберігання документи.
Предметом дослідження є організація процесів технології по зберіганню документів в архівних установах.
Метою курсової роботи є узагальнення теоретичних аспектів організації процесу зберігання документів.
Для досягнення мети необхідно було вирішити такі завдання:
- розглянути фізико-хімічне оброблення документів;
- визначити особливості режимів зберігання;
- розглянути методи реставрації документів;
- визначити особливості інформатизації;
- розглянути особливості зберігання електронних документів.
Методологічною основою курсової роботи є сукупність способів наукового пізнання, загальнонаукові принципи, методи і прийоми, що використовувалися в процесі проведення дослідження.
У роботі використано: системно-структурний аналіз, процесний і ситуаційний підходи, поняттєвий метод, метод оптимізації, графічні методи.
Структура курсової роботи обумовлена метою та завданнями дослідження. Робота складається із вступу, основної частини, загальних висновків, списку використаних джерел.
Заключение
Одна з основних функцій ГДАМОУ спрямована на створення та підтримання оптимальних умов і режимів зберігання архівних документів (справ).
Зокрема до яких належать:
- температурно – вологісний режим;
- санітарно – гігієнічний режим;
- протипожежний режим;
- охоронний режим;
- відсутність, наявність і стан інженерних комунікацій;
- наявність документів з фізичними дефектами і біологічно вражених;
- фізичний стан документів.
Хоча більшого занепокоєння викликає температурно – вологісний режим. Щодня зберігачі фондів фіксують показання датчиків, які часто показують значні відхилення від норм. Особливо шкідливим є перепади температури і вологості у літній та осінній періоди.
Одна з важливих умов зберігання документів – боротьба з пилом. Пил проникає у сховище ззовні і утворюється у ньому за рахунок стирання стін, підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів (внутрішня причина). Пил псує зовнішній вид документів, інколи настільки, що текст неможливо прочитати.
Для ліквідації внутрішньої причини утворення пилу стіни, стелю, перегородки і стелажі необхідно обробити міцним, вогнестійким, нерозпилюючим з часом матеріалом. Не слід допускати спорудження балок, труб або інших виступів, на яких би осідав пил. Особливу увагу приділяють покриттю підлоги у сховищах, яка має бути рівною і гладкою.
Документи архіву влітку пересихають, восени – перезволожуються, що призводить до непоправних пошкоджень (ламкість паперу, оживлення грибів, плісняви, інших мікроорганізмів).
Несталість температурно – вологісного режиму негативно впливає й на збереження плівкових носіїв. За відсутністю належного фінансування архіву бувають надзвичайні ситуації в архіві. За нестачі грошей архіві не може відремонтувати дах на будівлі. Із – за малої зарплати велика плинність кадрів. Все це впливає на роботу архіву і викликає погіршення зберігання документів (справ).
Отже для архіву головне допомога держави у зміцненні матеріально – технічної бази яка б надала гарантованого зберігання документів.
Документи у процесі зберігання та використання їх зазнають багаторазових впливів, які призводять до появи різних механічних пошкоджень у вигляді розривів документів, проколів, закруглення країв, складок, а також часткового або повного руйнування паперу, підвищення ламкості й крихкості, випадання частини основи; склеювання аркушів; осипання тексту разом з частками паперу; осипання облицювального шару крейдяного паперу; значного пожовтіння паперу в результаті підвищення кислотності; втрат окремих частин тексту. Цим справам потрібна реставрації. Тому, створені лабораторії з реставрації.
Реставрація документів – це відновлення експлуатаційних властивостей і зовнішніх ознак документів, які зазнали пошкоджень чи руйнування. Сучасні підходи реставрації документів передбачають комплекс методів, які застосовують для відновлення матеріальної основи документа і для відновлення зафіксованої інформації.
Отже, зберігання документів належить до найважливіших проблем теорії і методики архівознавства. Воно включає цілий комплекс завдань пов'язаних з створенням оптимальних санітарно-гігієнічних, температурно-вологісних умов збереженості документів на різних носіях, з попередженням їх руйнування, з реставраційними роботами. На службу архівістиці приходять найновіші досягнення математики, фізики, хімії, біології, електронно-обчислювальна техніка. Все це вимагає від нового покоління архівістів глибоких знань щодо хімічних і фізичних властивостей усіх носіїв документної інформації, причин і факторів їхнього старіння і руйнування, новітніх методів попередження негативних впливів на збереженість НАФ.
Радикальним вирішенням питань збереженості документів є переведення документів на новітні носії, запису цифрових образів документів на оптичні диски з метою створення фонду користувача та страхового фонду. При оцифровуванні документів для фонду користування може використовуватись менша розпізнавальна здатність, ніж при страховому копіюванні, завдяки чому досягається велика щільність розміщення копій документів на диску. Технологія цифрового кодування забезпечує довготривале збереження інформації, але за умови періодичного перезаписування, наприклад, ком пакт – диски – через 20 – 25 років.
Зберігання документів у цифровому форматі на противагу паперовому дозволяє компанії задіяти ефективний та оптимальний потік інформації. Це забезпечує засоби для швидкого пошуку, відновлення і передачі документів, що зберігаються в документальній системі організації.
Литература
1 Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” // ВВР. – 2002. - № 1. – С.81
2 ДСТУ 2628-94 Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення (чинний з 01.07.95). — К.: Держстандарт України, 1994.
3 ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення (чинний з 01.01.95). — К.: Держстандарт України, 1994.
4 ДСТУ 2737-94 Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення (чинний з 07.01.95). — К.: Держстандарт України, 1994.
5 ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення: - К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.
6 ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Видання офіційне. – К.: Держстандарт України, 2003. – 23с.
7 ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Введ. 2004-05-28. – К. : Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.
8 Інструкція з діловодства в Пенсійному фонді України
9 Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. — К., 1997.
10 Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. — К., 1998.
11 Архівістика: Термінолог. словник / Голов. архів. упр. при КМ України. УДНДІАСД; Авт.-упоряд.: К. Є. Новохатський (кер. авт. кол.), К.Т. Селіверстова, Н.І. Гончарова та ін. – К., 1998. – 106 с.
12 Архівна наука і освіта в Україні 1920-1930-х років. – К., 2000. – 592 с.
13 Архівна справа в Україні 1917-1921 рр.: особи, події, здобутки // Пам'ятки. – 1998. – Т. 1. – С. 4-10.
14 Архівознавство доби тоталітаризму: двобій науки і політики // Проблеми історії України: факти, судження, пошуки: Міжвід. зб. наук. праць. – Вип. 4. – К., 1998. – С. 322-331.
15 Архівознавство / За заг. ред. Я.Кала кури, І.Матяш. – К.: Вид. дім “КМ Академія”, 2002. – 356 с.
16 Архівознавство: Елементарний підручник. – 4.1.: Пос. для самоосвіти і для уч. зак. / Автори Барвінський В., Веретенников В., Герасименко Ф. та ін.. – Х.: Рад. Школа, 1932. – 22 с.
17 Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів Редкол.: Я.С .Калакура (гол. ред.) та ін. – К ., 1998. – 316 с.
18 Архівознавство: Підруч. для студ. іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я.С. Калакури та І. Б. Матяш. – 2-ге вид., випр. і доп. – К., 2002. – 356 с.
19 Кулешов С. Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / Держкомархів України. УДНДІАСД; Держ. акад. керівних кадрів культури і мистецтв. – К., 2000. – 161 с.
20 Нариси історії архівної справи в Україні / За заг. ред. І. Б. Матяш та К. І. Климової - К.: Видавн. дім «КМ Академія», 2002.- 612 с.
21 Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України / Держкомархів України. УДНДІАСД; Уклад.: І.Б. Матяш (кер.), В.М. Гика, С.Г. Кулешов та ін. – К., 2001. – 51 с.
22 Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов,- М.: Высш. школа, 1986.-239 с.
23 Хрестоматія з архівознавства: Навч. посіб. для студ. іст. спец. вищ. навч. закладів / Держкомархів України. УДНДІАСД; Упоряд.: Г.В. Боряк, І.Б. Матяш, Р.Я. Пиріг. – К., 2003. – 408 с.
24 Шулер Й. – П. Електронна обробка, забезпечення консервації і зберігання документів та доступу до них // Студії з арх. справи та документознавства - К., 1998- Т. 3.- С. 143-147.
25 Бюлетень Галузевої служби науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. – К., 2001. – Вип. 1-10 [Електронний ресурс] - Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/Publicat/Pointers/
26 Збереження документальних фондів (архіви, бібліотеки, музеї): Бібліографічний покажчик / Держкомархів Украіни УДНДІАСД. Галузева служба технічної інформації; Уклад.: О. П. Володіна Р.В. Романовський [Електронний ресурс] - Режим доступу: http://www. scarch.kiev.ua/Publicat/Bibliogr-pokaz/Pokazcnyk.
Другие работы этого направления